โยธาไทยเปิดใช้ AI ผู้ช่วยร่างหนังสือราชการ ยึดระเบียบงานสารบรรณฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564 ใช้งานฟรี

โยธาไทยเปิดให้ใช้งาน Gem ร่างหนังสือราชการ ผู้ช่วย AI สำหรับงานสารบรรณ ที่ช่วยร่างหนังสือภายนอกและบันทึกข้อความ ตรวจร่างที่เขียนเองว่าถูกต้องตามระเบียบหรือไม่ และสร้างไฟล์ Word ให้ดาวน์โหลดไปแก้ต่อได้ทันที ใช้งานได้ฟรี เพียงมีบัญชี Google

ยึดระเบียบฉบับล่าสุด ไม่ใช่ฉบับที่ล้าสมัย

จุดที่ต่างจากคู่มืองานสารบรรณจำนวนมากที่เผยแพร่กันอยู่ตามอินเทอร์เน็ต คือฐานความรู้ของ Gem นี้ยึด ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ฉบับแก้ไขเพิ่มเติมถึง (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 เป็นหลัก

คู่มือที่แจกกันทั่วไปส่วนใหญ่ยังอ้างอิงถึงแค่ฉบับที่ 2 พ.ศ. 2548 ซึ่งตามหลังอยู่ 2 ฉบับ โดยฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564 คือฉบับที่เพิ่มเรื่อง สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ และการส่งหนังสือทางอีเมลราชการ ซึ่งเป็นเรื่องที่หน่วยงานใช้งานจริงอยู่ทุกวันในปัจจุบัน

ทำอะไรได้บ้าง

1. ร่างหนังสือให้

บอกเพียง 4 อย่าง คือ หน่วยงานผู้ส่งและตำแหน่งผู้ลงนาม · ผู้รับ · เรื่องที่จะสื่อ · สิ่งที่ต้องการให้ผู้รับทำ ระบบจะเลือกชนิดหนังสือให้เอง (หนังสือภายนอกหรือบันทึกข้อความ) พร้อมบอกเหตุผลที่เลือก แล้วร่างฉบับเต็มออกมาตามผังจริง ครบตั้งแต่เลขที่หนังสือ ตราครุฑ วันเดือนปี เรื่อง คำขึ้นต้น อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย เนื้อหาสามภาค คำลงท้าย ไปจนถึงเบอร์ติดต่อท้ายฉบับ ใช้เลขไทยทั้งฉบับ

ถ้าบอกข้อมูลไม่ครบก็ยังร่างให้ได้ โดยเว้นช่องว่างตรงที่ยังไม่รู้ไว้ให้เติมเอง

2. ตรวจร่างที่เขียนเอง

วางร่างที่พิมพ์ไว้ลงไป ระบบจะไล่ตรวจให้ทีละหมวด บอกว่าข้อความเดิมคืออะไร ควรแก้เป็นอะไร และอ้างอิงว่าเพราะระเบียบข้อไหน เรียงจากข้อที่ร้ายแรงที่สุดก่อน แล้วปิดท้ายด้วยร่างฉบับแก้ไขให้นำไปใช้ต่อได้

3. สร้างไฟล์ Word ให้ดาวน์โหลด

พิมพ์ต่อท้ายว่า "ขอเป็นไฟล์ Word ด้วย" ระบบจะสร้างไฟล์ .docx ให้ในหน้าสนทนา กดดาวน์โหลดแล้วเปิดแก้ต่อใน Word ได้เลย โดยตั้งค่าหน้ากระดาษตามภาคผนวก 4 มาให้ในไฟล์แล้ว (ขอบซ้าย 3 ซม. ขวา 2 ซม. ฟอนต์ TH SarabunPSK 16 พอยท์)

นอกจากนี้ยังถามเป็นคำถามสั้น ๆ ได้ เช่น "หนังสือถึงอธิบดีใช้คำขึ้นต้นว่าอะไร" "บันทึกข้อความมีคำลงท้ายไหม" หรือ "สำนักงานโยธาธิการและผังเมืองจังหวัดตากใช้เลขที่หนังสือขึ้นต้นว่าอะไร" (ตอบว่า ที่ ตก 0022/ พร้อมแยกอธิบายทีละส่วน)

ฐานความรู้ที่อยู่เบื้องหลัง

ฐานความรู้ 7 ไฟล์ ครอบคลุม:

• ชนิดหนังสือราชการทั้ง 6 ชนิด · ชั้นความลับและชั้นความเร็ว · หนังสือเวียน · สำเนาคู่ฉบับ
• ภาคผนวก 2 ตารางคำขึ้นต้น สรรพนาม และคำลงท้าย ครบทุกชั้น ตั้งแต่พระราชวงศ์ พระภิกษุ จนถึงบุคคลทั่วไป
• ภาคผนวก 4 ค่าการพิมพ์ตามหนังสือสำนักนายกรัฐมนตรี ที่ นร 0106/ว 2019
• ภาคผนวก 1 รหัสตัวพยัญชนะประจำกระทรวงและจังหวัด ครบทั้ง 77 จังหวัด พร้อมตารางเลขประจำหน่วยงานราชการส่วนภูมิภาค 34 หน่วย
• ภาคผนวก 7 รหัสอักษรโรมัน และกฎการตั้งชื่อไฟล์ PDF สำหรับส่งอีเมลราชการ
• คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว หนังสือรับรอง และรายงานการประชุม
• ภาษาราชการ คำที่ควรและไม่ควรใช้ การใช้เครื่องหมาย และจุดผิดที่พบบ่อย

วิธีเปิดใช้งาน

กดลิงก์ด้านล่างแล้วเริ่มพิมพ์ได้เลย ไม่ต้องตั้งค่าอะไรเพิ่ม และไม่มีค่าใช้จ่าย (ใช้บัญชี Google ตามปกติของ Gemini)

👉 เปิดใช้งาน Gem ร่างหนังสือราชการ

ข้อจำกัดที่ควรทราบก่อนใช้

ระบบถูกตั้งค่าให้ เว้นช่องว่างไว้แทนการเดา ในเรื่องต่อไปนี้ หากเห็นเป็นจุดไข่ปลาหรือวงเล็บ แปลว่าต้องเติมเอง ไม่ใช่ความผิดพลาดของระบบ

• เลขประจำ 4 ตัวของกรมและกองในราชการส่วนกลาง เพราะขึ้นอยู่กับกฎกระทรวงแบ่งส่วนราชการของแต่ละกรม
• รหัสของหน่วยงานนอกภาคผนวก 1 เช่น สำนักงานตำรวจแห่งชาติ สำนักงานอัยการสูงสุด องค์กรอิสระ ส่วนราชการในพระองค์ และองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น
• เลขทะเบียนหนังสือส่งและวันที่ ซึ่งต้องออกจากทะเบียนจริงของหน่วยงาน
• ตราครุฑ ซึ่งต้องใช้ไฟล์ของหน่วยงานเอง

ข้อควรระวังที่สำคัญที่สุด

ร่างที่ได้เป็นเพียงร่าง ต้องอ่านทวนและตรวจสอบข้อเท็จจริงทุกครั้งก่อนเสนอผู้บังคับบัญชาลงนาม เพราะผู้ลงนามคือผู้รับผิดชอบหนังสือฉบับนั้น

Gemini เป็นปัญญาประดิษฐ์และอาจทำผิดพลาดได้ เครื่องมือนี้มีไว้เพื่อช่วยร่นเวลาในการร่างและช่วยตรวจทานเบื้องต้นเท่านั้น ไม่ได้ใช้แทนการตรวจสอบของเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ